تصميم الخطة التشغيلية للشركة الناشئة

يحتاج كلّ رائد أعمال منذ انطلاقته، إلى خطّة عمل. وخاصّةً في المراحل المبكّرة من شركته، حين يكون من السّهل فقدان التّركيز. ذلك أنّ خطّة العمل المكتوبة تساعد على إعادته إلى فكرته الأصليّة.

ويمكن تقسيم خطط العمل إلى أربعة أنواع مختلفة:

الخطّة التّشغيليّة.

الخطّة الإستراتيجيّة.

الخطّة التّكتيكيّة.

الخطّة الاحتياطيّة.

سنركّز في هذا المقال على الخطّة التّشغيليّة، وهي مجموع النّشاطات الّتي لا يتحتّم على رائد الأعمال أو مالكها تنفيذها، ذلك أنّ هذه النّشاطات وكيفيّة تقديمها إلى العملاء هي بمثابة مفتاح رئيسيّ في نجاح الشّركة طويل الأمد.

الخطة التشغيلية للأعمال

في بدايات القرن العشرين، أدخل المهندس الميكانيكي ومستشار الإدارة فريدريك تايلور تقنيات الإدارة العلميّة على مجال التّصنيع، وتطوّر بعدها التّخطيط التّشغيليّ ليصبح واحدًا من أهمّ مكوّنات إدارة الأعمال، إذ تُفصّل الخطّة التّشغيليّة إجابات الأسئلة التّالية المتعلّقة بنشاطات الشّركة: ما هي أنشطة العمل؟ ومتى تحدث؟ ومن المسؤول عنها عند حدوثها؟ وكم يستغرق كلّ نشاط؟ وما هي الأدوات أو المعدّات الضرورية لتلك الأنشطة؟ وما هو مقدار الوقت والتمويل الضّرورين لتنفيذها؟

يجب أن تكون خطط الأعمال التشغيلية مرنةً بما يكفي للتكيُّف مع التحدّيات الّتي ستواجهها، إذ ينبغي إجراء بعض التغييرات الصّغيرة يوميًّا أو حتى كلّ ساعة، فيما تحصل التّغييرات الضّروريّة المعتبرة مرّةً أو اثنتين على مدار العام، لكنّ الغاية الأساسيّة من وراء الخطّة التّشغيليّة هي توفير الإرشاد والتّوجيه، إذ يعرف من خلالها كلّ فرد في الشّركة وظائفه المحدّدة، ومن المسؤول عن المهام الفرديّة، ومتى تقع الأحداث الكبرى.

أنشئ جدولًا أو مخططًا على برنامج إكسل Excel أو جووجل شيتس Google Sheets أو أيّ برنامج مخطّطات آخر ليساعدك على التّخطيط والجدوَلة. يوضّح الشّكل 8.12 كيفيّة جدولة المهام في متجر بقالة على برنامج ميكروسوفت إكسل، حيث تُعَنوَن الأعمدة بالأنشطة الوظيفيّة، ومهام العمل المحددة، ونوبات العمل، أو محطّات العمل؛ أمّا ساعات العمليّات فمسجّلة على الأسطر، ثمّ تُدخل أسماء الموظّفين في الخانات المناسبة لتوضيح المسؤول عن كلّ مهمّة أو محطّة عمل. ولا يظهر الجدول كلّ منصب، ولكنّه يحمل ما يكفي ليعطيك فكرةً عن كيفيّة استخدام التّنسيق ذاته في نشاطك التّجاريّ.

الشكل 8.12: يُظهر هذا الجدول جدول مواعيد محّطات العمل بالسّاعة. حفظ الحقوق: تصميم مسجّل باسم جامعة رايس، OpenStax، تحت ترخيص CC BY 4.0

يعرض هذا النوع من الجدول الزمني كلّ منصب وظيفيّ، والسّاعات، والساعات التي يجب تغطية كلّ منصب فيها، وكذا الموظف الذي عُيّن لهذه الوظيفة في أيّ وقت. حيث يمكن للمدير إلقاء نظرة على هذا الجدول ومعرفة أنّه قد عُيِّن موظف كلّ وظيفة خلال فترة زمنية محددة، وإذا لم يُنهى العمل، فهذا النوع من الجدول الزمني قد يساعد المدير في اتخاذ قرار بشأن تعيين المزيد من الموظفين أو تغيير بعضهم، كما يسمح للمدير في حالة حدوث مشكلة ما بمعرفة من الموظّف الّذي كان يعمل وقتها، مما يسهّل حلّها؛ كما يمكّن الجدول المدير من تغيير أوقات العمل إذا لم يكن أحد الموظّفين قادرًا على أداء ورديّته، وهذا يضمن إتمام كلّ مهمّة في وقتها، وشغل كلّ منصب طول وقت العمل.

يمكن أيضًا عرض الجداول الفردية، ومحطّات العمل المخصصة في ورقة عمل (الشّكل 9.12)، وهذا يسمح للمدير بجدوَلة الموظف لعدد الساعات المناسب في الأسبوع، ويساعد في حساب المرتبات، كما يعرف الموظفون بفضل هذا الجدول أماكن عملهم، ومتى من المقرر أخذهم لاستراحات الغداء أو العشاء.

الشكل 8.12: يظهر هذا الجدول جدول معمل الموظّفين بالسّاعة. حفظ الحقوق: تصميم مسجّل باسم جامعة رايس، OpenStax، تحت ترخيص CC BY 4.0

يجلب استخدام أدوات مثل جداول البيانات لجدولة العمليات اليومية وإدارتها، التنظيم والاستقرار، حيث يعرف المديرون أنّ لكلّ مهمّة شخصًا معيّنًا، كما يعرف الموظفون المكان الذي يجب أن يكونوا فيه أو ما يجب عليهم فعله على مدار اليوم.

تحتاج الأعمال المعقدة مع العديد من الموظفين والعديد من الوظائف، إلى مزيد من التخطيط والهيكل، وقد تكون الشركات التي لديها عدد قليل جدًا من الموظفين أقلّ تنظيماً، ومع ذلك يجب أن تسرد الخطة المكتوبة معظم المهام والأنشطة التي يجب إنجازها، ومن سينجزها بها، ومتى.

.addtional__paragraph {
border: 3px solid #f5f5f5;
margin: 20px 0 14px;
position: relative;
display: block;
padding: 25px 30px;
}

رائد أعمال في الميدان

تبدو الجدولة أمرا يسيرا

قد يكون من الصّعب جدولة أدوات وأجزاء عمليّة ثابتة، لكنّ الأصعب والأكثر تحدّيًا هو تنظيم جدول مواعيدك الشّخصيّ مع احتياجات “رعاية الأطفال حسب الطّلب” قرب مكان عملك. أخذت آفني باتل تومسون هذا التّحدي على عاتقها حين أطلقت بوبي Poppy سنة 2015، وهي شركة رعاية أطفال حسب الطّلب.

من الصّعب تعيين الموظّفين وجلب العملاء إلى أيّ عمل، فكيف إذا كان نموذج عمل شركتك متمركزًا حول عملاء ذوي طلبات غير محدّدة الوقت، وموظّفين يريدون دخلًا ثابتًا. عندها ستحتاج إلى حلّ عالي التّقنية، ولهذا كانت بابي تطبيقًا هاتفيًّا يطلب من خلاله الأولياء المشغولون رعايةً لأطفالهم، فيفحص التّطبيق كلّ الموظّفين المتاحين في المدة الّتي اختارها الوليّ، والمقيمين قريبًا منه. وبعد إنهاء التّطبيق لعمله، يتّخذ موظّف القرار النّهائيّ ويؤكِّد راعي الأطفال للعائلة.

فشلت الشّركة للأسف بسبب الظّروف الاقتصاديّة المحيطة بمجال رعاية الأطفال، واضطرّت إلى الإقفال في ديسمبر 2018، لكنّ نموذج عملها مثال جيّد عن إحدى طرائق حلّ مشاكل الجدولة المستعصية.

لماذا التّطبيق أفضل في متطلّبات الجدولة هذه من موظّفين بدوام كامل؟

ما هي المتطلّبات الواجبة على العميل؟ والموظّف؟ والشّركة؟

هل يمكن لتطبيق جديد اجتياز عوامل التّسويق والاقتصاد؟

ما مدى نجاعة هذه التقنية؟ وما هي التّهديدات المحتملة لطريقة الجدولة التّقليديّة عندما تتطوّر التّقنية؟

بالنسبة للمهام التي تتطلّب الانتباه على أساس شهري أو ربع سنوي أو سنوي، فقد يكون المنظّم أو التقويم البسيط أداةً ممتازةً للمساعدة في التنظيم، وتذكيرك بما يجب القيام به، ومتى يجب ذلك. تشمل المهام التي يجب عليك إكمالها في الوقت المحدد طوال العام ودائع وتقارير ضرائب الرواتب، وطلبات تجديد التأمين، والتصاريح وتجديد التراخيص، ومتطلّبات تدريب الموظفين وإعادة التأهيل، وفواتير الحساب لعملاء معيَّنين. قد يساعدك التقويم أيضًا في جدولة الأنشطة الإعلانية والتسويقيّة، إذ تحدث بعض الأحداث بانتظام كلّ عام في نفس الوقت أو ضمن إطار زمني معروف، وذلك قد يساعد على تذكيرك بوقت بدء حملاتك الإعلانية والتسويقية.

يمكنك التخطيط لعمليات الصيانة والإصلاح الرئيسية مسبقًا أو تتّبع الزيادات المجدوَلة في الأسعار، وزيادات الأجور، وإضافة عناصر القائمة أو إزالتها، وإعادة ترتيب الرفوف للمنتجات الموسمية، وأنشطة التنظيف أو الصيانة الرئيسية.

عندما تبدأ عملك، قد تحتاج إلى إجراء بعض التعديلات على خطتك التشغيلية، وقد يتغاضى رائد الأعمال عن العوامل التي تحدث بانتظام، أو يرى أنّ تأثير بعض العوامل ضئيل، والواقع عكس ذلك، فبمجرد فتح العمل قد يتصرّف العملاء والمنافسون عكس المتوقَّع، كما قد يكون لدى الموظّفين مجموعات مهارات حُذِفت من الخطّة المكتوبة، أو قد يفتقرون إلى مجموعات المهارات المطلوبة. لذا فحتى الخطة التشغيلية المكتوبة جيدًا ستحتاج على الأرجح إلى التعديل بعد وقت قصير من بدء العمليات، ولكن إذا صِغتَ خطّتك بطريقة صحيحة في البداية، فنادرًا ما ستحتاج خطّتك التشغيلية الوظيفية إلى إصلاح شامل.

المراقبة

العنصر الّذي يجب تضمينه في كلّ خطة تشغيلية هو التحكم، سواءً في الخطة التشغيلية، أو خطة التسويق، أو خطة تطوير الموظف، أو أيّ نوع آخر من الخطط المستخدمة في الأعمال. ونعني بالمراقبة، قياس النتائج وتقييم الأنشطة التي أدّت إليها.

يُجيب عنصر التحكّم في خطط العمل على الأسئلة، “هل أنجزنا ما أردنا تحقيقه؟” و “هل حقّقنا أهدافنا في الإطار الزمني الذي أردناه؟” وبدون قياس نتائج الأداء، لا يعرف رائد الأعمال ما إذا كانت الشركة تعمل كما هو متوقَّع، أو أسوأ من المتوقَّع، أو أفضل مما كان متوقَّعًا.

إذا كان أداء العمل التجاري أفضل من المتوقَّع، فيجب على صاحب المشروع التفكير فيما إذا كانت التوقّعات الأصلية منخفضةً جدًا أو إذا كان هناك عامل آخر ساهم في الأداء الأفضل من المتوقَّع. من ناحية أخرى، إذا كان أداء العمل أسوأ من المتوقَّع، فيجب إجراء مراجعتين. أولها، لماذا النتائج أقلّ من المتوقَّع؟ وما الذي يمكن تغييره لتحسين الأداء؟ ثانيًا، كيف تؤثّر النتائج المنخفضة على جدوى العمل؟

تُعَدّ موازنة النتائج الفعلية بالنتائج المتوقَّعة نوعًا من الموازنة الداخلية، ويسمى “تحديد المرجع” “baselining”، وهو مهمٌّ للغايّة لأنّ على صاحب المشروع إجراء تقييمٍ ذاتيّ لما أنجزته الشركة مقابل ما يمكنها فعله أو ما ينبغي لها فعله. يمكن لرائد الأعمال أن يقرِّر تعديل قدرة العمل بعد إجراء دراسة مرجعيّة، ومع ذلك يجب أن تقترن الموازنات الداخلية بتحليل خارجي يسمّى قياس الأداء (“المعيار”: benchmarking)، من خلال موازنة نشاطك التجاري بمنافس قريب أو بمتوسط الصناعة، ويمكنك الحصول على فكرة أفضل عن كيفية تناسُب نشاطك التجاري مع السوق الأكبر.

معايير الصناعة

إذا سجَّل فريق كرة السلة 68 نقطة، فهل يفوز؟ إذا قطع سبّاح مسافة 100 متر خلال 20 ثانية، هل يحتل المركز الأول؟ وإذا سجل فريق كرة قدم هدفين، فهل يخسر؟ الإجابة على الأسئلة الثلاثة بسيطة: نحتاج إلى مزيد من المعلومات، فبدون معرفة نتيجة الفريق الآخر، لا نعرف ما إذا كان الفريق قد فاز أو خسر، أي يجب أن تكون هناك بعض النقاط الأخرى للموازنة، وإلا فمعرفة النّقاط المسجّلة لا معنى له.

وبالمثل، تحتاج الشركات إلى موازنة أدائها الفردي ببعض مقاييس الأداء الخارجية، تسمى الموازنة مع متوسط الصناعة، أو الرائد داخل الصناعة، أو شريحة السوق، بالموازنة المعيارية benchmarking . وهي تسمح بإجراء موازنة مباشرة لشركتك مع طرف آخر، إمّا رائد الصّناعة، أو متوسّط السّوق، أو معطيات الصّناعة كلّها. وذلك من خلال النظر في العديد من مقاييس الأداء. حيث يمكنك معرفة ما إذا كان أداء شركتك بمستوى يحافظ على نفسها على المدى الطويل، أو ما إذا كان السوق المحلي لشركتك غير عادي قياسًا مع سوق شركة أخرى. فإذا كان مستوى أداء شركة ناشئة لا يتطابق مع متوسّط الصناعة أو قائد الصناعة، فهذا لا يعني أنّ الشركة تُدار بطريقة سيّئة، ولا أنّها لن تكون مربحة. وفي كثير من الأحيان، تكون الموازنة مع منطقة السوق المحلية أفضل من الموازنة مع الرّائدين الوطنيين أو الصناعة ككلّ.

الاحتياجات التشغيلية

السؤال الأول الذي يجب عليك طرحه عند بدء عملك، هو ما إذا كان أيّ شخص يريد شراء منتجك أو خدمتك، فمن السهل إنشاء منتج أو خدمة جديدة، ففي الواقع من 70 إلى ما يفوق 95% من المنتجات الجديدة سنويًا تُعَدّ فاشلة. ومع هذا المعدَّل المنخفض للنجاح، ستحتاج إلى إجراء بحث دقيق وتشغيل تجريبيّ صغير لتحديد جدوى منتجاتك الجديدة.، إذ لا تحتاج فقط إلى معرفة ما إذا كان أيّ شخص سيشتري منتجاتك، ولكن ما إذا كان العملاء سيدفعون السعر الّذي حدّدته، لكي تحقّق الشّركة ربحًا، أو على الأقّل نقطة التعادل. أنت بحاجة لطرح هذين السؤالين المهمين جدًا مقدّمًا، لأنه إذا كانت الإجابة على أيّ منهما “لا”، فلا داعي لفعل أيّ شيء آخر.

تُركِّز السلسلة الثانية من الأسئلة التي تحتاج إلى معالجتها على موقع عمليات الشركة. أين سوف تفتتح عملك؟ هل ستستأجر أو تشتري مبنى أو منشأة؟ هل تحتاج منشأتك إلى سهولة الوصول إليها في منطقة ذات كثافة مرورية عالية؟ أو قد تكون في منطقة أكثر هدوءًا، حيث تكون التكاليف أقلّ؟ بالإضافة إلى الوصول والتكاليف، هل سيكون عملك ضمن مجال تأثير المنافس الجغرافي؟ إذ سيكون من المؤسف تجاهلك لجميع العوامل الإيجابية لمنتجك الرائع وخطة عملك القابلة للتطبيق عن طريق اختيار الموقع الخطأ.

إلى جانب تحديد الموقع المناسب، ستحتاج أيضًا إلى مراعاة حجم منشأتك، فقد يؤدّي اختيار هيكل صغير جدًا من البداية إلى إعاقة أيّ نمو في المراحل الأولى من عملك، كما قد يكون الاضطرار إلى الانتقال إلى منشأة أكبر بعد وقت قصير من بدء العمليات ضارًا بعملياتك. من ناحية أخرى، فاختيار منشأة كبيرة جدًا، سيضغط على التدفق النقدي، حيث ستدفع إيجارًا أو رهنًا مقابل مساحة بناء غير منتجة. لذا فإيجاد التوازن بين “كبير بما يكفي للنمو” و “صغير بما يكفي لتحمل انخفاض المبيعات” هو مأزق يواجهه العديد من أصحاب الأعمال، سواءً كانوا رواد أعمال جدد أو قدامى محنّكين.

ستحتاج إلى اتخاذ قرارات مماثلة بشأن الأثاث، والمعدّات، والمفروشات. أي هل هذه العناصر متاحة للشراء أو الإيجار؟ في بعض الأحيان يكون عقد الإيجار أفضل، حيث تكون المدفوعات الأولية أقلّ، ولكن بمرور الوقت قد يساعد شراء المعدّات والأثاث في تحسين التدفق النقدي بمجرّد دفع ثمنها. ومع ذلك فمن الصّعب تحديد مقدار الكمّ، والجودة، والحجم. وقد يساعد مندوبو مبيعات المعدّات الجيدون في اتخاذ قرارات المعدّات.

للبدء، سوف تحتاج إلى تحديد مستويات المخزون المناسبة. ما هي مدة صلاحية مخزونك؟ إذ تتمتع بعض المنتجات بعمر افتراضي طويل، بينما قد يهلك البعض الآخر بسرعة، لذا اسأل نفسك “كم أحتاج؟”، و”متى سأحتاجه؟”

وستحتاج قبل بدء عمل تجاري إلى تراخيص وتصاريح، إذ يجب فحص المباني والموافقة عليها قبل دخولها لبدء العمل، وقد تتطلب تصاريح البناء عمليات التفتيش الكهربائية، والسباكة، والتكييف، والتفتيش الهيكلي، لهذا يجب اتّخاذ إجراءات لجلب المياه، والغاز، وجمع القمامة قبل شغل المنشأة. يلخِّص الجدول 3.12 الاحتياجات التشغيلية التي يجب مراعاتها عند بدء مشروع.

قائمة الاحتياجات التشغيلية

table {
width: 100%;
}

thead {
vertical-align: middle;
text-align: center;
}

td, th {
border: 1px solid #dddddd;
text-align: right;
padding: 8px;
text-align: inherit;

}
tr:nth-child(even) {
background-color: #dddddd;
}

البند الأوّل

تحديد التّنظيم القانوني لشركتك (الملكية الفردية أو المشتركة أو المنظّمة)، واختيار الهيكل القانوني للعمليات والإدارة في شركتك (شركة محدودة المسؤولية، شراكة عامة، أو شراكة محدودة، شركة سي، أو منظّمة آس).

البند الثاني

قرّر اسمًا لشركتك، فهذا الاسم سيصبح الاسم القانوني في التعاملات الحكومية، ويمكن اختيار أيّ اسم لا تستخدمه شركة أخرى.، كما يمكن أن يختلف الاسم التجاري عن الاسم الرّسمي، على أن يعكس الاسم التّجاري طبيعة المنتج أو الصّناعة.

البند الثالث

تحرّر أنت وأيّ مسؤولين آخرين في نشاطك، ووافِقوا على كلّ بنود التّأسيس، أو اللوائح، أو اتفاقيات الإدارة.

البند الرابع

تقديم الوثائق التّنظيمية إلى الجهة الحكومية المسؤولة حيثما أسّست الشّركة.

البند الخامس

تقدّم أنت وأيّ مسؤولين آخرين في شركتك مدفوعات مالية إلى الشّركة لبدء حساب بنكي.

البند السادس

احصل على رقم تعريفي للشّركة من وزارة التجارة أو أيّ جهة تمثّلها في بلدك، وسيكون هذا هو الرقم الجبائي الّذي تستخدمه في الفواتير والوثائق.

البند السابع

تأكد من إدراج شهادة الاسم التجاري والموافقة عليها في الملفّ التسجيلي، إذا كان يختلف عن اسم الشركة الرسمي.

البند الثامن

دشِّن رقم هاتف الشركة، وموقعها وبريدها الإلكترونيّين، ونطاقها على الإنترنت، واطبع بطاقات العمل الجديدة.

البند التاسع

افتح حسابًا جاريًا باسم الشركة واسمها التجاري، وسجّل فيه الموقّعين المصرّح لهم، وقدّم كلّ الوثائق الّتي يطلبها البنك لفتح حساب تجاريّ. أودع تمويلك الابتدائيّ، وثبّت ثمّ جرّب عمليات الإيداع.

البند العاشر

احرص على توقيعك أنت وشركائك على العقود المتعلّقة بالنشاط التجاري.

البند الحادي عشر

إشترٍ أو استأجِر مساحةً مكتبيةً. واسعَ إلى الحصول على شهادة حكومية لشغل المبنى، فربّما تحتاج تفتيشًا إضافيًا للمبنى، والسباكة، واحتياطات الحرائق والصحّة، قبل الحصول على التّرخيص.

البند الثاني عشر

افتتح حسابات المرافق، والماء، والغاز، والكهرباء، والنفايات، والهاتف.

البند الثالث عشر

انشر الملاحظات المطلوبة في الأماكن المنصوص عليها حسب القواعد المعمول بها في منطقتك.

البند الرابع عشر

تقدَّم بطلب ترخيص تجاري وتصاريح الموظّفين، وانشرها حيثما تطلبه قواعد منطقتك.

البند الخامس عشر

اُحصُل على تأمين للمبنى، والمسؤولية التجارية، وتأمينات العمال.

البند السادس عشر

اِشترِ ورتّب الأثاث، ومرافق المكتب، وما إلى ذلك.

البند السابع عشر

اِشترِ مخزونك، وسطِّر قائمة منتجاتك مع أسعارها.

البند الثامن عشر

عيِّن ووظِّف عمّالك. ربّما تحتاج إلى تدريبهم وترخيصهم قبل بدئهم العمل، وتأكد من إنهائهم للتّدريب قبل تدشين عملك،عادةً ما يكون اليوم الأول من العمل حدثًا بسيطًا للتأكُّد من أنّ كلّ شيء يجري كما ينبغي، وأنّ فريقك يعرف مهامه ومسؤولياته. وهذا يعطيك الوقت لتصحيح أيّ أخطاء أو تجاوزات قبل عِلم الرّأي العام ببدء نشاطك.

حدِّد افتتاحك الرّسمي الكبير بعد أيام أو حتّى أسابيع من افتتاحك الفعليّ، ويمكنك دعوة المستثمرين، ومسؤولي المنطقة، وأفراد العائلة، والعملاء المميَّزين، ورؤساء العمل السّابقين، وأصحاب الشّركات أو الأنشطة المجاورة، والمنافسين.

بهذا تكون قد تعرّفت على كيفية وضع الخطة التشغيلية للأعمال وتسطير قائمة الاحتياجات التّشغيليّة، وسنتابع في المقال الموالي في ذكر تتمة كيفية وضع الخطة التشغيلية من ناحية مجال إدارة العمليات.

ترجمة وبتصرف للفصل Building Networks and Foundations من كتاب Entrepreneurship.

اقرأ أيضًا

المقال السابق: تشكيل فريق الأحلام الريادي

أفضل الوسائل لحل معضلة الدجاجة والبيضة للشركات الناشئة

أفضل الطرق للبدء بكسب العملاء لشركة ناشئة

أفضل برامج لإنشاء قاعدة المعرفة للشركات الناشئة والمشاريع الصغيرة

اترك تعليقًا

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول الإلزامية مشار إليها بـ *